Para cobrar cotas condominiais em atraso, o síndico precisa demonstrar de onde veio a cobrança, quanto ficou em aberto e quem está vinculado à unidade no período. A convenção, as atas pertinentes e o demonstrativo do débito ajudam a conferir esses pontos antes de negociar ou ajuizar a cobrança.
1. Reúna os documentos que fundamentam as cotas
Separe a convenção e as atas que aprovaram o orçamento, o valor das contribuições ou o rateio extraordinário, conforme o período cobrado. Se houver uma obra parcelada, por exemplo, identifique na ata o valor aprovado, o critério de rateio e os vencimentos. Guarde também a ata de eleição do síndico para documentar a representação do condomínio. Código Civil, arts. 1.336 e 1.348.
2. Confira a unidade e o período da dívida
Identifique bloco, unidade e datas de vencimento. Consulte a matrícula atualizada quando necessário e reúna os registros de alteração de titularidade, entrega de chaves ou comunicação ao condomínio, se houver mudança no período. Esses documentos ajudam a examinar quem deve responder pelas cotas antes de dirigir a cobrança.
3. Monte um demonstrativo que permita conferir o saldo
Liste cada cota com mês, vencimento e valor original. Indique os pagamentos identificados, os abatimentos e os encargos aplicáveis, com o critério e a data de atualização. Separe contribuições ordinárias e extraordinárias e guarde os registros bancários e da administradora usados na conferência. Se já houve acordo, verifique o que foi incluído nele e quais parcelas foram pagas antes de calcular o saldo.
Quando esses documentos permitem avaliar a execução?
O CPC reconhece como título executivo extrajudicial o crédito por contribuições ordinárias ou extraordinárias de condomínio edilício previstas na convenção ou aprovadas em assembleia, desde que documentalmente comprovadas. O STJ reconhece a aptidão da convenção e/ou da ata pertinente, acompanhadas dos documentos que demonstrem a inadimplência. Para a execução por quantia certa, a petição também deve ser instruída com demonstrativo atualizado do débito. Código de Processo Civil, arts. 784, X, e 798 e STJ, REsp 2.048.856.
Antes de encaminhar a cobrança, confira se os valores do demonstrativo correspondem às deliberações e ao histórico da unidade. Guarde as notificações e as propostas de acordo. Essa conferência facilita a negociação e permite identificar eventuais lacunas documentais antes do processo.
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