Ao descobrir que a empresa transferiu dinheiro após receber um pedido falso de alteração bancária, acione imediatamente a instituição financeira pelo canal oficial. Em paralelo, avise o fornecedor por um contato conhecido e verifique se há outros pagamentos agendados para a mesma conta. A tentativa de recuperar o dinheiro e a situação da fatura são duas questões que precisam ser acompanhadas.

1. Acione o banco e registre o protocolo

Informe que a transferência foi feita em decorrência de uma suspeita de fraude. Tenha à mão o comprovante, o valor, a data e o horário, a identificação da transação e os dados do recebedor que aparecem no comprovante. Peça o protocolo e anote como acompanhar a resposta. Se houver pagamentos ainda pendentes, confira com o banco quais podem ser cancelados.

Se o pagamento foi por Pix, solicite à sua instituição a análise pelo Mecanismo Especial de Devolução (MED), quando cabível. O Banco Central informa prazo de até 80 dias a partir do Pix para registrar o pedido em caso de fraude, golpe ou crime. Acione o banco assim que descobrir o ocorrido. A devolução pode ser parcial e depende da análise e dos recursos disponíveis. Se a transferência foi por outro meio, pergunte à instituição quais providências se aplicam àquela operação. Banco Central, orientações sobre o MED.

2. Preserve os registros e interrompa novos pagamentos para a conta

Guarde o e-mail ou a mensagem original, os anexos, a fatura, o comprovante e os registros de alteração e aprovação no cadastro do fornecedor. Reúna esses documentos em uma cronologia simples, desde o primeiro pedido até o contato com o banco. Se registrar boletim de ocorrência, guarde o número e a cópia junto aos demais documentos.

Bloqueie o uso dos dados suspeitos no cadastro e peça ao financeiro que revise os lotes pendentes. Se houver indício de acesso indevido a e-mails ou sistemas da empresa, envolva a equipe de segurança para conter o incidente e preservar os registros disponíveis.

3. Trate a fatura com o fornecedor verdadeiro

Confirme por um telefone ou e-mail já cadastrado se o fornecedor emitiu a instrução ou recebeu o dinheiro. Informe qual fatura foi afetada e registre a resposta. Antes de marcar o débito como quitado ou pagar novamente, avalie o contrato, a origem da instrução e as provas disponíveis. Se o vencimento estiver próximo, trate por escrito a forma de pagamento ou uma eventual prorrogação.

O Código Civil prevê, em regra, pagamento ao credor ou a quem o represente. A eficácia de um pagamento feito a outra pessoa depende das circunstâncias. A lei também disciplina o pagamento de boa-fé ao credor aparente. A análise deve considerar como a instrução chegou, o que a empresa podia conferir e se o credor reconheceu o pagamento ou dele se beneficiou. Código Civil, arts. 308, 309, 319 e 320.

4. Revise o ponto em que a instrução falsa entrou no processo

Identifique se a fraude alterou o cadastro permanente ou apenas um pagamento. Confira quem solicitou, validou e aprovou a mudança e se outras faturas do fornecedor foram afetadas. A partir disso, defina uma confirmação por canal independente e uma segunda aprovação para alterações bancárias antes de liberar novos pagamentos.

Para revisar o fluxo de prevenção, veja o que conferir quando um fornecedor pede para mudar os dados bancários. A página de Due Diligence Empresarial, KYC e Prevenção à Lavagem de Dinheiro reúne informações sobre a atuação do escritório na análise de terceiros e de controles de contratação.