Antes de assinar com um novo fornecedor, a empresa precisa saber quem vai executar o contrato, se tem condições de entregar e quais riscos exigem acompanhamento. A due diligence de fornecedores, também chamada de Know Your Supplier (KYS), reúne essas verificações para orientar a decisão de contratação.

Comece pelo risco do contrato

A extensão da análise depende do que o fornecedor fará. Uma compra pontual de material de escritório pode exigir uma checagem simples. Um prestador que acessará dados de clientes, representará a empresa perante órgãos públicos ou assumirá uma etapa essencial da operação demanda uma análise mais cuidadosa. A CGU recomenda ajustar a diligência e a supervisão dos terceiros ao perfil de risco. Diretrizes de integridade da CGU.

Quais documentos e informações vale conferir?

• Identidade e poderes. Confira o CNPJ em fonte oficial, identifique o estabelecimento responsável pela execução e verifique no ato societário ou na procuração quem pode assinar o contrato.
• Capacidade de entrega. Peça referências de serviços comparáveis, confirme a estrutura indicada na proposta e confira licenças, autorizações ou seguros pertinentes. Se houver subcontratação, verifique quem fará a parte crítica do serviço.
• Integridade. Consulte fontes oficiais de sanções ou impedimentos quando forem pertinentes ao negócio. Confira a identidade, a vigência e o alcance do registro antes de tirar conclusões. Investigue potenciais conflitos de interesses relacionados à contratação.

A situação cadastral é um ponto de partida. A autorização específica para a atividade, os poderes de representação e a capacidade de entrega são verificados com documentos próprios. Consulta cadastral na Redesim.

Como tratar uma pendência antes da assinatura?

Suponha que a proposta de transporte preveja a subcontratação de toda a etapa de armazenagem. Antes de aprovar, a empresa pode identificar o operador do armazém, confirmar as licenças aplicáveis e exigir no contrato autorização prévia para substituição. Se uma autorização essencial estiver pendente, a contratação ou o início do serviço pode ficar condicionado à comprovação, conforme a exigência aplicável.

Registre as fontes e a data da consulta, as pendências e quem aprovou a decisão. Defina quando reavaliar o fornecedor, especialmente em caso de mudança de controle, substituição de operador crítico ou vencimento de licença. Se a análise envolver dados pessoais, identifique a base legal e limite a coleta às informações pertinentes ao risco. LGPD, arts. 6º e 7º.

Conheça a atuação do escritório em Due Diligence Empresarial.