Sim. Na sociedade limitada, o sócio pode fiscalizar a gestão mesmo quando não exerce a administração. O Código Civil prevê o exame dos livros e documentos sociais e do estado do caixa e da carteira da sociedade. O contrato pode estabelecer uma época própria para esse exame. Por isso, o primeiro passo é conferir o contrato social vigente e o regime aplicável à limitada. Código Civil, arts. 1.020, 1.021 e 1.053.

Examinar documentos e tomar as contas são a mesma coisa?

O exame permite ao sócio consultar os registros que sustentam as informações da empresa. A prestação de contas é um dever dos administradores e envolve justificar a gestão e apresentar as demonstrações pertinentes. A deliberação anual sobre as contas da limitada deve ocorrer nos quatro meses seguintes ao encerramento do exercício social. Até 30 dias antes da data marcada para a assembleia, os documentos referentes às contas e aos balanços devem ser postos à disposição dos sócios que não administram, com prova do recebimento. Código Civil, arts. 1.020 e 1.078.

Como pedir acesso aos registros?

Faça o pedido por escrito à administração e identifique o período e os documentos. Se a dúvida envolve despesas com uma parte relacionada, por exemplo, pode ser útil indicar o contrato, as notas fiscais, os lançamentos contábeis e os comprovantes de pagamento daquele período. Guarde a prova do envio, as respostas e o registro do que foi disponibilizado.

Quando houver dados de clientes, empregados ou fornecedores, a empresa pode organizar a consulta em ambiente restrito e proteger as informações pessoais que não sejam necessárias à análise. O procedimento de acesso deve permitir o exame efetivo dos documentos pertinentes. LGPD, art. 6º.

O que fazer se a administração recusar ou entregar apenas parte?

Peça que a administração esclareça por escrito quais documentos ficaram de fora, por qual motivo e quando estarão disponíveis. Se houver reunião ou assembleia sobre as contas, verifique o prazo para consulta e registre em ata os pedidos e as ressalvas pertinentes. Isso ajuda a identificar se a divergência envolve falta de acesso, contas insuficientes ou discordância sobre uma despesa específica.

Conforme a situação e a legitimidade de quem pede, pode ser cabível avaliar uma medida de exibição de documentos ou uma ação de exigir contas. Para escolher a via adequada, identifique o período, os documentos em poder da outra parte e o que se pretende esclarecer com eles. Código de Processo Civil, arts. 396 a 404 e 550 a 553.

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