O primeiro pagamento a um intermediário logístico é uma oportunidade para conferir três pontos: quem vai receber, qual serviço foi entregue e por que o valor cobrado corresponde ao contrato. Essa revisão também é útil quando um prestador conhecido muda a conta bancária, passa a cobrar uma comissão adicional ou pede reembolso de despesas de terceiros.

1. Confira quem está autorizado a receber

Compare a razão social, o CNPJ, os dados da nota fiscal e a titularidade da conta com o cadastro aprovado e o contrato. Se houver pedido de pagamento a outra empresa, peça a justificativa e o documento que autoriza o recebimento. Confirme qualquer alteração bancária por um contato conhecido, obtido de fonte independente da mensagem que pediu a mudança.

O cadastro deve indicar quem prestou o serviço e quem pode representar o intermediário. Em contratações de maior risco, como quando o terceiro atua perante a administração pública, a análise também pode abranger os representantes, os vínculos relevantes e a compatibilidade da remuneração com o serviço.

2. Separe o preço do serviço dos valores pagos a terceiros

Confronte o contrato, a ordem de serviço e a fatura. Se a cobrança incluir reembolsos, identifique o credor original, a operação e o comprovante correspondente. Na logística portuária, uma fatura pode reunir a remuneração do intermediário e valores devidos ao terminal, ao transportador ou a outro prestador. Discriminar essas rubricas facilita a conferência de quem cobrou, por qual serviço e em que período.

Se o contrato prevê comissão por etapa, verifique o registro que comprova a conclusão dessa etapa. Podem servir, conforme o serviço, o aceite do contratante, o registro de agendamento ou o comprovante de entrega. Para os repasses de sobre-estadia, consulte também quando a cobrança pode ser contestada.

3. Defina quem decide sobre pagamentos fora do fluxo

Suponha que, na véspera do vencimento, o intermediário peça que uma parte da comissão seja enviada a uma empresa diferente. O financeiro registra o pedido, confirma sua origem com o contato cadastrado e encaminha a divergência a quem tem alçada para decidir. A análise deve identificar o vínculo do beneficiário com a operação e o documento que sustenta a alteração. Registre a conclusão e observe o prazo contratual enquanto a divergência é esclarecida.

O Decreto nº 11.129/2022 inclui diligências proporcionais ao risco na contratação e, quando cabível, na supervisão de terceiros entre os parâmetros de avaliação de programas de integridade. Na rotina, isso significa voltar a verificar o prestador quando mudar o escopo, o beneficiário ou a forma de remuneração. Decreto nº 11.129/2022, art. 57, XIII.

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