Quando um fornecedor pede para mudar os dados bancários, mantenha a alteração pendente até confirmar o pedido e verificar a titularidade da nova conta. Se já houver um pagamento agendado, confira para onde ele foi programado e trate o vencimento com o fornecedor por um canal conhecido. A atualização do cadastro pode afetar várias faturas, inclusive as que já estavam aprovadas.
1. Confirme a solicitação por um canal já conhecido
Use o telefone ou e-mail do representante que já constava no contrato, no cadastro validado ou em comunicações anteriores confiáveis. Peça que ele confirme os novos dados, a data a partir da qual devem ser usados e as faturas abrangidas. Registre o nome de quem confirmou, a data e o canal. Se o mesmo pedido trouxer um número de telefone novo, faça a confirmação pelo contato que a empresa já tinha.
2. Confira quem é o titular da nova conta
Compare o comprovante de titularidade, os dados do contrato e a identificação que aparece na instituição financeira antes de concluir a operação. Verifique o nome e o CPF ou CNPJ na medida em que estiverem disponíveis. Se o fornecedor usar uma filial, um nome comercial diferente ou tiver passado por uma reorganização, esclareça a divergência e vincule o cadastro à documentação aplicável.
Quando a conta estiver em nome de outra pessoa ou empresa, examine quem está autorizado a receber e como a fatura será quitada antes de liberar o pagamento. O Código Civil estabelece como regra o pagamento ao credor ou a quem o represente. Para esse caso, veja o que fazer quando um intermediário logístico pede pagamento em conta de terceiros. Código Civil, arts. 308 e 319 a 320.
3. Separe a alteração do cadastro da aprovação do pagamento
Defina quem recebe a solicitação, quem valida a titularidade e quem aprova a alteração. Se a equipe for pequena, uma segunda conferência pelo responsável financeiro ou pela direção já ajuda a evitar que a mesma pessoa altere os dados e libere o pagamento sem revisão. Registre a data de vigência e quais faturas foram afetadas.
Por exemplo, se a conta mudar na véspera do vencimento, confira se o lote já foi enviado ao banco e se o pagamento ainda pode ser alterado. Verifique a situação do primeiro agendamento antes de criar outro. Se a confirmação demorar, comunique a divergência e alinhe por escrito a forma de pagamento ou eventual prorrogação.
4. Se o pagamento já saiu, preserve os registros e acione o banco
Se houver indício de fraude, acione imediatamente a instituição financeira pelo canal oficial e preserve o comprovante, a mensagem original e o histórico da alteração. Avise o fornecedor por um contato conhecido. Se a operação foi por Pix, peça orientação sobre o Mecanismo Especial de Devolução (MED), quando cabível. A devolução depende da análise e dos recursos disponíveis. Orientações do Banco Central sobre o MED.
A página de Due Diligence Empresarial, KYC e Prevenção à Lavagem de Dinheiro reúne informações sobre a atuação do escritório na análise de terceiros e de controles de contratação.
