Se um intermediário logístico pedir que a empresa pague uma fatura em conta de terceiros, interrompa a liberação para a conta indicada até confirmar o pedido e verificar quem tem direito de receber. Se o vencimento estiver próximo, comunique a divergência pelo canal previsto no contrato e alinhe por escrito a forma de pagamento ou eventual prorrogação.
1. Confirme o pedido por um canal independente
Fale com um representante do intermediário por um telefone ou e-mail que a empresa já tenha no cadastro ou no contrato. Registre quem confirmou a instrução, em que data e para qual fatura. Compare a razão social e o CPF ou CNPJ do titular da conta com os documentos recebidos. A tela de confirmação do banco identifica o destinatário da transferência. A autorização para receber aquela fatura precisa ser demonstrada separadamente.
2. Identifique por que o terceiro vai receber e como a dívida será quitada
Peça que o intermediário informe por escrito se o terceiro recebe em nome do credor ou se passou a ser o titular do crédito. Quando houver autorização de recebimento, confira os poderes de quem assinou, a identificação do terceiro e as faturas abrangidas. Se a justificativa for uma cessão de crédito, confira a notificação e os documentos que ligam a fatura ao cessionário. Se a cobrança reunir comissão e reembolso, identifique a qual parcela se refere a instrução.
Antes de liberar o pagamento, confirme como a quitação será emitida e quem tem poderes para concedê-la. O Código Civil prevê o pagamento ao credor ou a quem o represente. Fora dessa regra, a eficácia do pagamento pode depender, conforme o caso, de ratificação ou de quanto efetivamente reverteu em benefício do credor. A lei também prevê regra própria para o pagamento de boa-fé ao credor aparente. Código Civil, arts. 290, 308, 309, 319 e 320.
3. Registre a exceção antes de aprovar
Imagine que um agente de cargas peça o depósito da comissão na conta de outra empresa do grupo. O financeiro deve confirmar a instrução com o contato cadastrado, conferir a autorização e vincular a decisão ao contrato e à fatura. O registro deve indicar o valor, o beneficiário e quem aprovou a mudança. Uma autorização para determinada fatura só deve ser usada novamente se o documento também abranger os pagamentos futuros.
4. Se o valor já foi transferido, o que fazer?
Guarde o comprovante e as comunicações originais, avise o credor por canal conhecido e confirme se o valor foi recebido ou reconhecido para quitação da fatura. Se houver suspeita de fraude, acione imediatamente a instituição financeira pelo canal oficial e reúna os registros para a análise do caso. Em caso de Pix, peça ao banco orientação sobre o Mecanismo Especial de Devolução (MED), quando cabível. O MED se destina a hipóteses específicas, como fraude, e a devolução depende da análise e dos recursos disponíveis. Banco Central, orientações sobre o MED.
Para a conferência de entrega, reembolsos e alçadas, veja o que conferir antes de pagar um intermediário logístico. A página de Due Diligence Empresarial, KYC e Prevenção à Lavagem de Dinheiro reúne informações sobre a atuação do escritório nessa área.
