A triagem de uma denúncia interna serve para entender o relato, identificar riscos imediatos e definir quem pode analisá-lo com independência. Registre o que foi informado, as lacunas e o encaminhamento. A conclusão sobre eventual irregularidade depende da apuração dos fatos. CGU, Diretrizes para Empresas Privadas.
O que registrar quando a denúncia chega?
Registre o canal, a data, os fatos relatados, o período e os documentos mencionados. Quando houver meio seguro de contato, peça esclarecimentos específicos, como o número de um contrato ou a data aproximada do fato. Restrinja o acesso às pessoas responsáveis e mantenha os dados de identificação protegidos. O tratamento de dados deve ter finalidade definida, base legal adequada e medidas de segurança. LGPD, arts. 6º, 7º, 11 e 46.
Como avaliar urgência e independência?
Verifique se há risco à segurança de pessoas, retaliação, continuidade da conduta ou perda de registros. Essas situações podem exigir providências imediatas e proporcionais, como preservar documentos ou encaminhar o caso a uma instância competente. Se a denúncia envolver quem normalmente decide sobre o assunto, use um fluxo alternativo para evitar interferência. CGU, orientações sobre canais e apuração.
Como decidir o encaminhamento?
- Apuração. Quando o relato traz elementos verificáveis e a matéria cabe no canal, delimite os fatos, o responsável e os próximos passos.
- Complementação. Quando faltarem dados, avalie se é possível obtê-los pelo canal ou verificar o relato com registros lícitos e pertinentes. A possibilidade de verificação também deve ser examinada em relatos anônimos.
- Encaminhamento ou encerramento fundamentado. Registre a razão da decisão e, se o assunto couber a outra área, compartilhe apenas o necessário pelo fluxo apropriado.
Se o canal permitir, comunique o recebimento e as informações de andamento que possam ser compartilhadas com segurança. Registre a decisão, quem a tomou e quais medidas de proteção e acompanhamento foram definidas para o caso. CGU, Diretrizes para Empresas Privadas.
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